BPM: impulsionando processos de negócio para o mais alto nível de excelência
Por Heliézer Viana, sócio de Consultoria em Tecnologia e Digital da Mazars
As empresas são constituídas por seus departamentos que, por sua vez, possuem muitos processos; estes, constituídos por uma série de atividades ordenadas e organizadas de forma a permitir que o conjunto de ações nele realizado tenha o resultado esperado. Os processos são essenciais para qualquer organização que queira prosperar e se blindar de ações e cenários não favoráveis no mercado. Neste artigo, será descrito como a Mazars pode ajudar empresas de qualquer segmento a alcançar o mais alto nível de excelência na execução dos processos por meio de ferramentas de BPM e, consequentemente, na obtenção de seus resultados.
Com esse entendimento, para que as empresas se tornem ou mesmo permaneçam bem-sucedidas e competitivas, é necessário que elas tenham uma cultura de gestão da qualidade, buscando a melhoria contínua seus processos.
Sem essa cultura da melhoria contínua, com certeza resultará em custos mais altos, receitas mais baixas, processos pouco eficientes, funcionários desmotivados e clientes insatisfeitos.
O gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma ferramenta poderosa que as empresas de qualquer segmento podem fazer uso para manter todos os aspectos de suas operações funcionando de modo eficiente. Existem muitas soluções para esse impulsionamento da melhoria de processo, a melhor delas será sempre aquela que oferece mais suporte no entendimento e no uso da mesma para você.
A Gartner define o gerenciamento dos processos de negócios como “uma disciplina que melhora o desempenho da empresa ao impulsionar a excelência operacional e a agilidade dos negócios”. Uma analogia seria pensar em uma empresa como um mecanismo e o BPM como uma ferramenta que vai ajustar e organizar todos os componentes desse mecanismo para obter o máximo de desempenho. Algumas literaturas falam em orquestrar os processos de negócios.
A Gartner também descreve que as empresas em geral, sem exceção, em algum momento precisam fazer uso de soluções de BPM, mesmo que de forma não direta, como adquirir soluções já baseadas em plataformas de BPM.
Cada organização, como já mencionado, possui seus processos internos e uma necessidade de aperfeiçoamento dos mesmos com o objetivo de obter o máximo de performance. Esses processos precisam atingir objetivos específicos, porém o que acontece na prática é que alguns desses processos podem ser ineficientes, lentos, não confiáveis, duplicados e até mesmo redundantes. Um processo de BPM organiza esses processos e permite que os mesmos possam ser executados de forma padronizada, usando modelos, métricas e análises, possibilitando assim que sejam mensurados e medidos com o objetivo de evidenciar / identificar pontos de melhoria.
De forma simplificada, o BPM traz uma visibilidade a todas as fases do processo, possibilitando assim o monitoramento, controle e identificação de pontos de melhorias. Isso permite que as empresas sejam mais produtivas e eficientes, trabalhem com mais qualidade, menos desperdício e menos esforços. Empresas de qualquer segmento e de qualquer tamanho podem fazer uso destas soluções.
Para as empresas, os benefícios específicos podem ser resumidos em eficiência, eficácia, agilidade e integração:
A) Eficiência: A eficiência dos processos é um dos fatores mais importantes para a conquista de resultados que valorizem os diferenciais de uma empresa. De forma resumida, eficiência significa “realizar atividades e tarefas da maneira correta”, através do uso racional dos meios disponíveis para o alcance de um objetivo.
B) Eficácia: Eficácia significa trabalhar nas coisas “certas”, isto é, naquilo que agrega valor à empresa e tem um impacto expressivo nas metas empresariais. Hoje em dia, poucas equipes são eficazes na tarefa de relacionar o trabalho atual às metas mais amplas da empresa. Quando um processo se torna mais eficiente, o BPM pode ser usado para tornar esse processo mais eficaz. Entre os muitos benefícios de uma maior eficácia do processo está a capacidade de lidar com exceções de maneira mais rápida e da melhor forma, a capacidade de tomar melhores e mais informadas as decisões e a capacidade de executar de forma consistente, o que é fundamental para fornecer uma melhor experiência ao cliente.
C) Agilidade: Pode-se dizer que agilidade organizacional é a capacidade de uma organização se renovar, se adaptar, mudar rapidamente e obter sucesso num ambiente complexo, de mudanças rápidas, cheio de incertezas e turbulências. No mundo empresarial ultracompetitivo de hoje, a necessidade de uma empresa ser ágil é mais crítica do que nunca. Na verdade, empresas com processos desatualizados e inflexíveis vão ficar para trás. A necessidade de mudança pode vir de praticamente qualquer lugar, tanto de dentro quanto de fora de uma organização. Novas oportunidades podem exigir mudanças para capitalizá-las.
D) Integração: A organização das informações corporativas que estão dispostas em vários sistemas, se faz necessário a integração para não só cruzar informações para tomar decisões estratégicas, mas também para que a empresa consiga operacionalizar seus processos. A plataforma de BPM tem esse objetivo de orquestrar os processos mesmo que eles estejam em sistemas diferentes, ou seja, a plataforma de BPM também permite realizar a integração de processos corporativos mesmo que eles estejam em sistemas diferentes. Veja abaixo uma figura ilustrativa:
Atualmente existem diversas ferramentas no mercado que possuem uma suíte de funcionalidades que possibilitam um nível de automatização dos processos de negócios com a sua utilização. A Mazars, pensando em proporcionar para as empresas uma solução não só diferenciada, mas que está referenciada na Gartner como uma das principais soluções no mercado global, estabelece parceria com uma das empresas líderes no segmento mundial de automação de processos de negócios com mais de 30 anos de experiência, que vem ajudando empresas de diversos segmentos a obterem o máximo dos seus processos.
A plataforma de BPM da Mazars é completa e permite que qualquer processo de baixa, média e/ou alta complexidade seja desenhado na ferramenta possibilitando assim a automatização fim a fim. É um robusto sistema inteligente de automação de processos (BPM) que permite que instituições de qualquer segmento automatizem seus processos corporativos.
Ela inclui componentes configuráveis (Low Code), mecanismo de regras de negócios, sistema de gerenciamento (BRMS), gerenciamento de dados mestre (MDM) e fluxos de trabalho que permitem a completa automatização dos processos.
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