Gestão de estoques: onde as organizações estão expostas e por que a governança faz toda a diferença

Estoques continuam sendo um dos maiores vetores de risco financeiro, operacional e reputacional nas organizações. O desafio para líderes executivos está em agir preventivamente, antes que vulnerabilidades silenciosas se transformem em crises públicas que comprometem valor de mercado e credibilidade corporativa.

Gestão de estoques: um ativo crítico tratado como questão secundária

Para empresas de varejo, indústria, distribuição e agronegócio, a gestão de estoques frequentemente representa o gerenciamento do maior ativo registrado no balanço patrimonial. Paradoxalmente, esse componente estratégico ainda é visto e tratado principalmente como uma responsabilidade operacional.

Esse erro de percepção traz consequências graves. A experiência recente do mercado mostra que problemas em gestão de estoques raramente surgem de um único erro, mas sim da combinação de crescimento acelerado, controles fragmentados, governança insuficiente e baixa integração entre áreas. O resultado não é apenas um ajuste contábil: é perda de credibilidade, volatilidade de valor de mercado e questionamentos sobre a liderança.

Em segmentos de alto volume e alta velocidade, como o varejo, estoques deixam de ser apenas um tema operacional e passam a ser um dos principais riscos estratégicos do negócio. Sem uma gestão robusta de riscos e controles internos, pequenas distorções se acumulam silenciosamente até se tornarem problemas relevantes para o resultado e para a reputação da companhia.

A pergunta essencial que todo executivo C-level deveria fazer não é “qual o valor do nosso estoque?”, mas sim: “Qual o nível de confiabilidade das informações que fundamentam esse número?”

Onde, de fato, estão as maiores exposições na gestão de estoques?

As exposições mais críticas relacionadas à gestão de estoques não se limitam ao chão de fábrica ou ao centro de distribuição. Elas permeiam múltiplas camadas organizacionais.

Exposição financeira e contábil

• Superavaliação ou subavaliação de estoques impacta diretamente:
  • Margem bruta
  • EBITDA
  • Patrimônio líquido

Pequenos erros sistemáticos de custo médio ou provisões se acumulam ao longo do tempo, criando ajustes relevantes e inesperados.

Exposição operacional

• Inventários físicos esporádicos
• Processos manuais e exceções recorrentes
• Perdas, obsolescência e furtos não detectados tempestivamente

Esses fatores corroem resultados silenciosamente, até o momento em que o problema se torna inevitável.

Exposição tecnológica

• ERPs e WMS mal integrados
• Dependência excessiva de planilhas
• Parâmetros sistêmicos pouco revisados

Quando a tecnologia não reflete fielmente a operação, o erro deixa de ser pontual e passa a ser estrutural.

Exposição de governança e reputação

• Comitês de auditoria que recebem números, mas não discutem premissas
• Conselhos que confiam em indicadores sem questionar sua qualidade
• Divulgação tardia ou pouco clara ao mercado

Nesse contexto, o impacto reputacional pode ser tão severo quanto o financeiro.

Sinais de alerta que merecem atenção da liderança

Líderes experientes compreendem que riscos empresariais não podem ser eliminados completamente, mas certamente podem ser antecipados. Alguns indicadores de alerta demandam monitoramento constante:

• Volume de estoques crescendo em ritmo superior ao crescimento das vendas
• Margens de rentabilidade que oscilam sem justificativas operacionais claras
• Ajustes contábeis que se repetem a cada fechamento de período
• Dependência recorrente de “acertos de última hora” no fechamento mensal
• Inventários físicos conduzidos como eventos excepcionais, não como prática rotineira

Estes sinais não necessariamente apontam para fraudes deliberadas. Entretanto, quase invariavelmente revelam fragilidades nas estruturas de controle e governança.

Controles efetivos que geram impacto real

Quantidade não se confunde com qualidade quando falamos de controles internos. Organizações verdadeiramente maduras concentram recursos em controles essenciais, bem estruturados e efetivamente supervisionados.

Na dimensão operacional, destacam-se inventários cíclicos frequentes baseados em análise de risco (como a metodologia de curva ABC), monitoramento contínuo de perdas, prazos de validade e obsolescência, além de segregação clara de funções entre colaboradores que registram movimentações, realizam ajustes e aprovam transações.

No âmbito contábil e financeiro, políticas transparentes de custeio e constituição de provisões são fundamentais. Backtesting periódico valida as premissas contábeis adotadas, enquanto reconciliações automatizadas entre inventário físico, sistemas transacionais e registros contábeis eliminam discrepâncias.

Na esfera tecnológica, integração robusta entre sistemas críticos, monitoramento rigoroso de interfaces e tratamento de exceções, combinados com controles gerais de tecnologia da informação alinhados às melhores práticas internacionais, criam a base necessária.

O foco estratégico deve migrar de “verificações pontuais” para consistência, previsibilidade e qualidade sustentável da informação gerencial.

Governança madura: o verdadeiro diferencial competitivo conectado à gestão de estoques

Não existe gerenciamento eficaz de riscos sem uma estrutura sólida de governança corporativa. No setor varejista, este desafio se intensifica devido às características específicas do negócio: ambiente intensamente transacional, altíssimo volume de operações, competição acirrada, margens historicamente comprimidas e dependência crítica de excelência simultânea na gestão de estoques, eficiência logística e integração profunda da cadeia de suprimentos.

Adicione-se a necessidade absoluta de cumprimento rigoroso de prazos e confiabilidade informacional – fatores determinantes para a sustentabilidade do modelo de negócio. Neste contexto complexo, empresas que demonstram alta maturidade na gestão de estoques compartilham características distintivas:

• Estoques são tratados como risco estratégico, não apenas operacional
• Existem KRIs claros reportados ao comitê de auditoria
• Auditoria interna atua de forma contínua e orientada por dados
• O Conselho questiona premissas, não apenas resultados

Em organizações menos maduras, a governança reage a problemas. Nas mais maduras, ela os antecipa.

Auditoria externa: de obrigação regulatória a parceira estratégica

A relação entre empresas e sua auditoria externa frequentemente não alcança seu potencial máximo. Quando percebida apenas como obrigação regulatória, a auditoria atua reativamente, focando em conformidade mínima. Quando integrada estrategicamente à estrutura de governança, transforma-se em mecanismo poderoso de proteção de valor.

Práticas avançadas incluem discussões antecipadas sobre riscos críticos identificados na gestão de estoques, transparência total sobre limitações operacionais e sistêmicas conhecidas, alinhamento coordenado entre equipes de auditoria interna e externa, além do aproveitamento estratégico dos insights gerados para fortalecer continuamente controles internos – não meramente para “obter aprovação nas demonstrações financeiras”.

As auditorias mais efetivas ocorrem em organizações que não esperam passivamente por surpresas desagradáveis.

Gestão de estoques como indicador de liderança

A forma como uma organização gerencia seus estoques revela aspectos fundamentais sobre sua disciplina operacional, a qualidade de suas estruturas de governança e o nível de maturidade de sua liderança executiva.

Para o C-level, o desafio real não consiste em evitar completamente erros – expectativa irrealista em ambientes complexos. O verdadeiro desafio está em construir e manter estruturas sofisticadas de gestão de riscos e controles internos capazes de detectar desvios precocemente, antes que evoluam para crises públicas que comprometem valor e reputação.

Estoques, isoladamente, não quebram empresas. O que efetivamente destrói valor empresarial é a combinação tóxica de crescimento acelerado, complexidade operacional crescente e estruturas de governança inadequadas ou insuficientes para o porte e os riscos do negócio.

Nós, da Forvis Mazars, podemos apoiar você e a sua empresa. Para saber mais como podemos transformar problema em solução e vantagem competitiva para seu negócio, clique no link abaixo e fale agora com um de nossos consultores.